il software di supporto per la dematerializzazione
di documenti cartacei,
in conformità alla Certificazione di Processo
La Certificazione di Processo costituisce una delle principali novità normative delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che permette di realizzare la dematerializzazione massiva dei documenti analogici fornendogli la così detta efficacia probatoria.
GCheck guida passo passo gli operatori e
il soggetto incaricato della verifica
GCheck guida gli operatori e il soggetto incaricato della verifica (Notaio o pubblico ufficiale) nelle fasi di:
1. Inizializzazione, validazione iniziale del processo e produzione verbale di conformità iniziale
2. Selezione dei documenti per la certificazione di conformità finale
3. Campionamento
4. Verifica e produzione verbale di certificazione finale
5. Generazione archivio per la conservazione sostitutiva
LE FUNZIONI SOFTWARE NECESSARIE PER OTTENERE LA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
Nell’allegato 3 al documento AgID “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, si specifica che:
Allo scopo di assicurare la riconducibilità della copia realizzata a quello specifico procedimento di scansione, la “certificazione iniziale” dovrà generare un codice univoco da inserire tra i metadati di ciascun documento copia o, in alternativa, riportare l’elenco dei valori di hash relativi a ciascuna copia informatica frutto della scansione effettuata. In questo modo si eviterà che copie realizzate con altri procedimenti possano essere “inserite” fraudolentemente tra quelle prodotte dal processo certificato, acquisendo la relativa efficacia probatoria.
Grazie a GCheck, sia il codice univoco che i valori hash, vengono generati automaticamente nel momento stesso in cui viene creato il lotto di documenti da scansionare.
L’EFFICACIA PROBATORIA DELLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
Il CAD , ai commi 2 e 3 dell’art. 22 e comma 3 dell’art. 23-ter distingue due livelli di valore probatorio:
- privilegiato che fa piena prova fino a querela del falso, se la conformità all’orignale è assicurata da un Notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato.
-
- semplice che fa piena prova fino al disconoscimento se la conformità all’originale è data da un soggetto privato.
Pertanto si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora l’attestazione di conformità venga rilasciata da Notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato.
Nel caso di soggetto privato, non si produrrà una Certificazione di Processo ma unicamente un rapporto di verificazione sottoscritto dallo stesso, che fa piena prova fino al disconoscimento.
GCheck PER LA Certificazione di Processo:
le funzioni principali
FASE 1:
INIZIALIZZAZIONE E VALIDAZIONE INIZIALE DEL PROCESSO
Tramite GCheck viene creato il codice relativo al lotto di documenti che si sta per digitalizzare, permettendo anche la creazione di eventuali sotto lotti a cui verrà applicata la relativa codifica.
Grazie ai dati di configurazione del lotto, GCheck predispone automaticamente il lotto di verifica, utilizzato per la validazione iniziale del processo da parte del soggetto incaricato, tramite il metodo del raffronto del documento originale con la copia prodotta.
Terminata la verifica GCheck produce automaticamente il verbale di certificazione iniziale e la lista degli hash dei documenti.
FASE 2:
RECUPERO DEI DOCUMENTI E METADATI
Durante questa fase vengono effettuate due ulteriori attività: recupero dei metadati e calcolo del codice hash di ciascun file, assegnazione del file al sottolotto in base alla tipologia documentale.
GCheck mostra, in tempo reale, lo stato di avanzamento del processo di verifica del singolo processo e il numero di documenti appartenenti ai vari sottolotti.
FASE 3:
CAMPIONAMENTO
L’attività di selezione è affidata ad un algoritmo definito sulla base delle indicazioni fornite dalla ISO 2859 per determinare la numerosità del campione del lotto specifico e ne fornisce, inoltre, i limiti per accettazione e rifiuto del lotto.
FASE 4:
VERIFICA E PRODUZIONE VERBALE DI
CERTIFICAZIONE
Infatti il sistema mostra a monitor i documenti selezionati per la verifica e per ciascuno di essi, tramite una procedura a step, permette di indicare la conformità su ciascuno dei tre requisiti previsti: integrità, completezza, leggibilità.
Al termine delle verifiche, se il lotto è stato validato, GCheck genera il verbale di conformità finale, insieme al listato degli hash delle singole copie per immagini, che viene sottoscritto digitalmente dal Notaio.
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Al fine di garantire la tracciabilità dell’intero processo di verifica, GCheck genera un registro di specifici log, in cui sono registrate tutte le operazioni effettuate sia dall’operatore che dall’automatismo.
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FASE 5:
GENERAZIONE ARCHIVIO PER LA CONSERVAZIONE
GCheck provvede alla creazione di un archivio contenente documenti e metadati nel formato idoneo per l’invio al sistema di conservazione sostitutiva.
Altri servizi per ottenere la Certificazione di processo
La descrizione del processo di dematerializzazione, riportata nel documento di certificazione di processo, va eseguita non solo per dare sostanza all’intero impianto della certificazione di processo ma anche per estendere in maniera massiva il processo di conversione dall’analogico al digitale a tutto il lotto di documenti sottoposti a scansione. E’ su questo punto che l’Allegato 3 al documento AgID “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, pone uno specifico accento.
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SUPPORTO ALLA REDAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
L’esperienza maturata nell’attività di fornitura di servizi e software dedicati alle aziende Sanitarie Pubbliche operanti nel settore sanitario, unita alla collaborazione con archivisti qualificati e l’approfondita conoscenza delle Norme ISO, ci permettono di fornire un supporto specifico per redigere la
certificazione di processo.
FORNITURA HARDWARE
Da anni ci occupiamo di dematerializzazione per soggetti terzi.
Lo svolgimento continuativo di questa attività ci ha permesso di selezionare i migliori fornitori di hardware.
CONFIGURAZIONE ED USO SCANNER PROFESSIONALE
Per la digitalizzazione massiva di documenti cartacei si ricorre a scanner professionali dotati di sistemi di lettura ottica, ovvero di algoritmi di elaborazione digitale delle immagini, in grado di migliorare la qualità delle immagini medesime e correggere automaticamente i più comuni errori.
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Di seguito, le funzionalità minime da assicurare per un software di elaborazione digitale delle immagini:
Auto orientamento
Bilanciamento della luce e del colore
Correzione della deformazione
Correzione della curvatura
Rotazione e ribaltamento
Controllo qualità (proprietà delle immagini, come luminosità, contrasto,varianza, colore dominante, dimensioni, colori, inclinazione,…).
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Altri Servizi per la dematerializzazione massiva dei documenti analogici
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE
rIl servizio prevede la fornitura dell’infrastruttura dedicata alla conservazione dei documenti digitali, conforme alla normativa.
CONSERVAZIONE IN CLOUD
I nostri specifici moduli permettono l’invio in conservazione dei documenti digitali, dal software di scansione direttamente al Conservatore.
F.A.Q. SULLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
COSA SI INTENDE PER CERTIFICAZIONE INIZIALE?
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Per presunzione infatti la “certificazione iniziale” potrà estendersi a tutti gli altri documenti appartenenti allo stesso lotto scansionato.
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EFFICACIA PROBATORIA
– privilegiato che fa piena prova fino a querela del falso, se la conformità all’orignale è assicurata da un Notaio o Pubblico Ufficiale.
– semplice che fa piena prova fino al disconoscimento se la conformità è data da un soggetto privato.
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Pertanto si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora l’attestazione di conformità venga rilasciata da Notaio o Pubblico Ufficiale.
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